3stacks - Auswahlkriterien für Tools & Apps zur produktiven Online-Zusammenarbeit
Drei Bereiche, die jedes moderne Arbeitsumfeld abdecken sollte: Kommunikation, Dokumentation & Dateibereitstellung.
Welche Anwendung unterstützt online-basierte Gruppenarbeit am besten? Ist es Basecamp mit seiner übersichtlichen Benutzeroberfläche? Evernote Business als vielversprechender Ansatz, Wissensmanagement in Unternehmen doch noch Wirklichkeit werden zu lassen? Oder kann sich Google Drive mit seinen umfangreichen kostenlosen Features durchsetzen? Egal für welches Tool Ihr Euch entscheidet, die folgenden drei Kriterien können Euch helfen eine erste Auswahl zu treffen.
Der Markt für Programme zur Unterstützung online-basierter Zusammenarbeit ist riesig. Dabei stellt sich im Arbeitsalltag schnell heraus, dass einige essentielle Features für eine erfolgreiche Zusammenarbeit völlig ausreichend sind. Entsprechend dem Credo von Jan Koum "Keine Werbung! Keine Spiele! Kein Schnickschnack!" läuft es auf die Faktoren Kommunikation, Datenbereitstellung und Dokumentation hinaus.
1. Kommunikation: Synchrone und asynchrone Kanäle vorhanden?!
Egal, ob Ihr auf nationaler oder internationaler Ebene arbeitet, jeder Eurer Kollegen hat einen eigenen Kommunikationsstil. Die von Euch favorisierte Anwendung sollte Raum bieten, die verschiedenen Arbeitsweisen durch die Bereitstellung von synchronen Kanälen, wie z.B. Chats oder Online-Meetings, und asynchronen Kanälen, wie z.B. Mails oder Foren, zu bedienen. Anderen die eigene Art der Kommunikation aufzuzwingen funktioniert nicht! Mehr Erfolg versprechen einfach Grundregeln, die von allen Mitgliedern Deines Teams geteilt werden.
2. Datenbereitstellung: Dateien immer aktuell abrufbar machen!
Kein Feature hat in der Vergangenheit so wenig Würdigung erfahren, wie die versionierte Bereitstellung von Dokumenten bzw. die Möglichkeit, gemeinschaftlich an einer Datei arbeiten zu können.
Zu Unrecht! 2014 sollte man meinen, dass die Zeiten per E-Mail verschickter Word- und Excel-Dateien vorbei sind. Meine Erfahrung belehrt mich da eines besseren! Auch schlecht gepflegte SharePoint-Laufwerke schaden mehr als sie nützen! Achte darauf, dass Du Deinen Kollegen eine Arbeitsumgebung bietest, die alle Beteiligte jederzeit mit aktuellen Dateien versorgt. Dabei muss sichergestellt sein, dass alle genutzten Plattformen und Betriebssysteme unterstützt werden! Überzeugte Linux-Nutzer und Mac-Evangelisten werden Dir sehr dankbar sein!
3. Dokumentation: ToDos & Protokolle als Planungsgrundlage
Eine transparente Koordination von Aufgaben und Darstellung von Arbeitsfortschritten ist die Grundlage einer guten Zusammenarbeit. Achte darauf, dass Du Deinen Mitarbeitern eine Plattform bietest, die Aufgaben konkret an Personen bindet und Dokumentationen in übersichtlicher Form für alle bereitstellt!
Die Basis jeder erfolgreichen Zusammenarbeit sind gemeinsame Regeln und Gewohnheiten. Moderne Kommunikationswege unterstützen diese Strukturen.
Respektiert die kulturellen Regeln Eurer Firma!
Deine Bemühungen mehr Transparenz zu erzeugen, ergebnisorientierter zu kommunizieren oder den Ideen Deiner Kollegen mehr Raum zu schaffen, sind lobenswert. Aus meiner Erfahrung heraus können solche Vorhaben aber nur dann gelingen, wenn die Mehrheit Deiner Mitarbeiter einen klaren Nutzen in diesen Veränderungen sieht. Wenn dies nicht gelingt, können Innovationen, in welcher Form auch immer, schnell wieder der Routine weichen.
Dieser Artikel dokumentiert ein Ergebnis bzw. einen Lerninhalt des digital work Seminars. Alle Informationen zum Seminar kannst Du auf der Seminarwebseite einsehen.
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