Am 20. Mai 2016 war das Digital Work Team beim Treffen der Studenten und Jungingenieure des Verbands der Deutschen Ingenieure in Karlsruhe mit zwei Workshops zum Thema „Die Grundlagen erfolgreicher vernetzter Zusammenarbeit“ vertreten. Anhand verschiedener Beispiele und Diskussionen sollten die Teilnehmenden für die Veränderung der Arbeitswelt und den damit verbundenen Ansprüchen an eine zukünftige vernetzte Zusammenarbeit vertraut gemacht werden.
In den Workshops ging es dann vor allem darum, wie sich erfolgreiche Teamarbeit gestalten sollte. Darauf aufbauend diskutierten die TeilnehmerInnen, wie sich erfolgreiche Online-Teamarbeit gestaltet, um dann abschließend den Ist-Soll-Vergleich zu ziehen: Was müsste in der derzeitigen Arbeitssituation noch umgesetzt werden, damit Online-Teamwork effektiv und effizient statt finden kann?
In einem World-Café sammelten die insgesamt 30 Teilnehmenden viele interessante Punkte, die wir im Folgenden kurz zusammenfassen möchten. Es handelt sich, wie wir auch im Seminar immer wieder feststellen, um die großen Themen Menschen, Kommunikation, Organisation und Zielsetzung.
Leider konnten wir den ursprünglichen Plan einer vernetzten Ideensammlung in einer Online-Mindmap wegen der schlechten Internetverbindung nicht umsetzen. Trotzdem fokussierten wir uns in der reinen Präsenzveranstaltung auf Methoden, die ebenfalls online eingesetzt werden können: gemeinschaftliche Material- und Meinungssammlung, Abstimmungsprozesse und die Moderation von ergebnisorientierten Gesprächen.
Teambuilding online und offline
Um die Gruppe etwas aufzulockern und die Teilnehmenden etwas besser zu vernetzen, nutzten wir eine Aufstellungsübung – wir nennen sie die „menschliche Landkarte“ – um zu sehen, wie sich verschiede Personen zu bestimmten Fragen positionieren. So stellte sich z.B. heraus, dass es nicht überall üblich ist, digitale Tools auch beruflich einzusetzen, sondern sich der Einsatz zur Kommunikation und Organisation vor allem auf den privaten Bereich bezieht.
Außerdem gaben wir den Teilnehmenden die Möglichkeit, etwas mehr über sich preiszugeben, in dem sie auf Basis ihres Schlüsselbundes eine kleine Geschichte aus ihrem Leben erzähen sollten. Diese „Share-your-Keys“-Aufwärmübung fand regen Anklang und sorgte für gute Laune.
Runde 1: Faktoren für erfolgreiches Teamwork
Wie bereits oben beschrieben lassen sich die vier großen Themen unter Menschen, Kommunikation, Organisation und Zielsetzung zusammenfassen. Für das Wohlbefinden im Team sahen die Gruppenmitglieder den gegenseitigen Respekt, die Wertschätzung der geleisteten Arbeit, die Kreativität bei der Bearbeitung gemeinsamer Vorhaben und die Sympathie unter den Teammitgliedern als wichtig zur Motivation des Einzelnen und des Teams. Wenn diese Werte gelebt werden, führen sie zu Vertrauen und einer Atmosphäre, in der die Chemie stimmt, auch bei interdisziplinären Teams. Zur Kommunikation war es wichtig, direkt miteinander zu reden und sich auszutauschen - über schwierige Themen wie z.B. Missverständnisse genau so wie über positive Erlebnisse (Feedback-Kultur).
Bei der Organisation des Teams in Bezug auf die Arbeit schien es angemessen, Teamregeln aufzustellen, Aufgaben zu verteilen, Verbindlichkeit zu etablieren und auch eine zeitliche und phasenbezogene Planung zu berücksichtigen, um die gesetzten Ziele zu erreichen. Hier könnte z.B. eine zu Beginn des Meetings besprochene Agenda mit verschiedenen Zeitslots (Timeboxing) helfen. Auch die Themen Dokumentation, Rollenverteilung und Visualisierung des Teamfortschritts sollten mit bedacht werden.
Runde 2: Erfolgreiches Online-Teamwork
Das Lernziel dieser Frage bestand darin zu erkennen, welche Unterschiede es bei Online-Teams im Vergleich zu regulären Teams gibt. Wie wir erwartet hatten, waren die Faktoren für erfolgreiches Online-Teamwork ähnlich wie jene in Face-to-Face Teams. So sind hier ebenfalls Teamgeist, Motivation, Verbindlichkeit sowie Kommunikation, Regeln und Ziele wichtig. Allerdings dürfte ein besonderer Fokus auf dem Faktor Organisation und Kommunikation liegen, da es sich zu Beginn einer Online-Teamarbeitsphase lohnen kann, einen Moderator mit Online-Kompetenz zu Rate zu ziehen, um das Team optimal beim Start zu begleiten. Es ist empfehlenswert, am Anfang bereits Teambuilding-Phasen, Regeln, Zuständigkeiten und Ziele festzuzurren, um sich im weiteren Projektablauf daran orientieren zu können. Damit einher geht auch die Kenntnis der zu verwendenden Online-Tools und die Prüfung der Kompatibilität der eingesetzten Programm mit verschiedenen Betriebssystemen.
Runde 3: Status Quo bei der Arbeit - was müsste sich ändern
Bei der Umsetzung erfolgreicher Teamarbeit online müssten sich heute am Arbeitsplatz der Teilnehmenden einige Dinge ändern. Eigentlich sollte davon ausgegangen werden können, dass die technische Infrastruktur im Informationszeitalter mittlerweile gegeben sei. Diese funktioniert anscheinend nur teilweise und wenn dann mit Einschränkungen. Genannt wurden Punkte wie einheitliche IT-Struktur (Versionen), Netzanbindung und Datenintegration.
Es müsse außerdem eine größere Offenheit für Technik geschaffen werden. Damit einhergehend müssen auch die IT-Kenntnisse der Nutzer geschult und die zu verwendenden Arbeitsmethoden erklärt und umgesetzt werden. Damit sind Methoden des Zeitmanagements, der Tool-Verwendung, des Teambuildings und der Kommunikation in Online-Umgebungen gemeint.
Die wichtigsten Kernfunktionen für die Tools zur Online-Zusammenarbeit
Aktuell gibt es eine Vielzahl an Produkten, die unsere Form der vernetzten Zusammenarbeit mindestens abbilden, besser noch "revolutionieren" sollen. Betrachten wir diese Programme, wie zum Beispiel Basecamp, das Confluence Wiki, Slack, die Google Produkte oder das Microsoft Office Suite, fällt auf, dass diese Anwendungen im Grunde ähnliche Funktionen bereitstellen. Bei der Entscheidung, welche Programme in Zukunft zur vernetzten Zusammenarbeit zum Einsatz kommen, sollten daher die folgenden Grundkriterien vorhanden sein:
(1) Die Applikation verfügt über Funktionen zur synchronen und asynchronen Kommunikation
Flexibles Arbeiten bedeutet, dass wir unseren KollegInnen die Möglichkeit geben, selbst zu entscheiden, ob sie uns unmittelbar oder entsprechend ihres eigenen Organisationsgrades zeitlich versetzt antworten. Demnach sollte das verwendete Programm oder das Programmsetting (also die Auswahl aus Programmen) unmittelbare (z.B. Online-Meetings) oder zeitlich versetzte (z.B. Messageboards oder E-Mail) Kommunikation ermöglichen.
(2) Die Applikation erlaubt die zeitgleiche und versionierte Bearbeitung von Inhalten
Eine der unbeachteten Revolutionen des digitalen Zeitalters ist die Möglichkeit einer zeitgleichen Bearbeitung von Inhalten und der Abbildung von verschiedenen Bearbeitungsfortschritten über z.B. Historienverläufe. Diese bei modernen Wikis zum Standard gehörende Funktion schafft Transparenz bei der Dokumentation von Projekten und reduziert den Aufwand für das Zusammenstellen von veralteten Teildateien.
(3) Die Applikation arbeitet plattformunabhängig und responsive
Egal, ob Mac-Verfechter oder Linux-Evangelist. Egal, ob Android Anhänger oder WindowsMobile - Optimist: Alle MitarbeiterInnen haben einen Anspruch auf funktionierende plattformübergreifende Lösungen. Aus diesem Grund sollte darauf geachtet werden, dass alle gängigen Plattformen unterstützt oder mindestens eine browserbasierte Verfügbarkeit sichergestellt werden kann.
Materialien & Links
Offizielle Seminarfolien (unkommentiertes pdf-Dokument)
Empfehlungen für Programme & Online-Dienste
Plattform für Online-Teambuildingmaßnahmen: https://www.airconsole.com/
Inhalte sammeln und strukturieren: https://www.mindmeister.com/
Professionelle Wiki- & Wissensmanagementplattform: https://de.atlassian.com/software/confluence
Online-Dienst für kleine Projektteams: https://basecamp.com/
Weiterführende Artikel
Wikis als Chance für transparentes Wissensmanagement: Der verborgende Schatz, brandeins, 11/2010
Darstellung der Möglichkeiten im Rahmen der Vorratsdatenspeicherung: Verräterisches Handy, Zeit Online
Kritische Auseinandersetzung mit der Kommunikationsplattform slack: That week I tried to unplugged from Slack, The Verge, 08/2015
Dieser Artikel dokumentiert ein Ergebnis bzw. einen Lerninhalt des digital work Seminars. Alle Informationen zum Seminar kannst Du auf der Seminarwebseite einsehen.
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