Jedes Jahr wird sie zu Grabe getragen! Die E-Mail als Grundlage weltweiterer Geschäftskorrespondenz. Doch bis Dienste wie #slack oder facebook at work unseren Arbeitsalltag revolutionieren, kannst Du mit diesen einfachen Tipps dafür sorgen, dass Deine Mails den richtigen Eindruck hinterlassen.
Von der kognitiven Leichtigkeit zur starken Botschaft. Wenn Du möchtest, dass der Inhalt Deiner Nachricht vom Leser bestmöglich aufgenommen wird, musst Du alles dafür tun, sie leicht lesbar zu machen. In seinem Buch "Schnelles Denken, langsames Denken" verwendet der amerikanische Psychologe Daniel Kahneman für dieses Ziel den Begriff der "kognitiven Leichtigkeit". Was kannst Du konkret tun, um diesen Effekt in E-Mails zu erreichen?
Hauptargumente optisch hervorheben
Experimente haben gezeigt, dass fett geschriebene Aussagen eher geglaubt werden. Visuell hervorgehobene Informationen werden von unserem Verstand für glaubwürdiger eingestuft. Für die Formulierung Deiner E-Mails bedeutet dies: Hebe Deine stärksten Argumente in Fettschrift hervor! Achte aber darauf, Dich auf einige wenige Aussagen zu beschränken.
Falls Du ein Fable für farbliche Hervorhebungen hast, solltest Du leuchtende Blau- oder Rottöne verwenden. Informationen in Grün- oder Gelbtönen werden unbewusst für weniger glaubwürdig gehalten.
Unnötige Fachwörter vermeiden
Gute Ideen verlangen nach einer klaren Sprache Damit Deine Botschaft die gewünschte Wirkung erzielt, solltest Du einfach Erklärungen und Wörter verwenden. Statt "Stakeholder", "Assets" und "Due-Diligence" kehren Wörter, wie "Interessengruppen", "Vermögenswerte" und "Risikoanalysen" zurück in Deine Mails. Die Studie, die diesen Effekt untersucht hat, trägt übrigens den Titel "Consequences of Erudite Vernacular Utilized Irrespective of Necessity: Problems with Using Long Words Needlessly". Habe ich Dir gerade ein bisschen kognitive Leichtigkeit gestohlen?! Sorry, dass tut mir leid! :-)
Einprägsam formulieren
Ein guter Reim lädt zum bleiben ein! Einprägsam formulierte Mitteilungen, zum Beispiel durch die Verwendung einer bildhaften Sprache oder der sprichwörtlichen Gestaltung von Informationen, werden besser verarbeitet und für glaubwürdiger gehalten.
Experten zitieren, aber nur die mit leicht auszusprechendem Namen
Herr Sauer stützt Deine Aussagen? Sehr gut! Du möchtest Deine E-Mail durch die Benennung von Quellen oder weiterführenden Links aufwerten?! Dann solltest Du Autoren oder Firmen zitieren, die einen leicht auszusprechenden Namen haben. Eine Studie zur Bewertung der Geschäftsaussichten fiktiver Firmen durch ebenfalls fiktive Brokerfirmen kam zu dem Schluss, dass der Firma mit dem leichter auszusprechendem Namen (zum Beispiel "Artan") die höchste Glaubwürdigkeit zugesprochen wurde.
Grenzen der kognitiven Leichtigkeit akzeptieren
Bei aller Begeisterung für die Theorie der kognitiven Leichtigkeit. All diese Tipps werden Dir nicht helfen, wenn die Kernaussage Deiner Nachricht Quatsch ist. Auch wenn Deine Nachricht zu stark von den Tatsachen und Erfahrungen des Empfänger abweicht, stehen Deine Chancen schlecht.
Wenn es Dir aber gelingt, Deine E-Mails logisch aufzubauen, gut mit anderen Überzeugungen und Quellen zu verbinden, dann sorgen die hier aufgeführten Tipps dafür, dass alles eine runde Sache daraus wird.
Dieser Artikel dokumentiert ein Ergebnis bzw. einen Lerninhalt des digital work Seminars.
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